Цифровой архив

Современные информационные технологии, среди которых всё большей популярностью пользуется создание цифровых архивов, позволяют человеку справиться с различными сложностями, возникающими в работе. Вот только для большинства специалистов всё чаще внедрение «электронных помощников» становится модным веянием.

Проблемы внедрения цифрового архива

В результате нововведения замирают на стадии внедрения и не приносят ничего, кроме затрат на приобретение новомодных компьютерных программ и уверенности в том, что проще работать по-старинке. Конечно, привычка может значительно упростить выполнение рутинных задач. Вот только выгоды от этого совершенно никакой. Особенно в делопроизводстве. Тонны бумажных документов, загромождающих полки офисных шкафов, рано или поздно могут стать причиной больших проблем. Однако не будем перечислять всё многообразие неприятностей, а сразу перейдём к главному, то есть к эффективному инструменту, который будет работать на благо любой организации, — цифровому архиву.

Предназначение цифрового архива

Цифровой архив предназначен для того, чтобы хранить все документы организации и всегда иметь их под рукой. Как правило, электронное хранилище документов обеспечивается системой многопользовательского доступа для тех сотрудников организации, которым ежедневно может понадобиться информация, сохраняющаяся в архиве.

Оцифровка документов

Сегодня большинство предприятий уже имеют автоматизированную систему документооборота, но бумажные документы всё же преобладают над оцифрованными, даже несмотря на появление цифровых подписей. Поэтому создание цифровых архивов начинается с оцифровки всех документов: финансовых, проектных, бухгалтерских книг и картотек, сшитых документов и документов из отдела кадров.

Результаты внедрения цифрового архива

Цифровой архив в несколько раз повышает производительность работы. В результате происходит:

• экономия рабочего времени;
• высвобождение полезной площади организации;
• увеличение степени надёжности и сохранности архивных документов.

Если вы готовы воспользоваться этими преимуществами, то вам пора обратиться к специалистам нашей компании. Обратившись к нам, вы больше не вспомните о неудобствах, которые возникают при формировании цифрового архива. Специалисты нашей компании обладают необходимым опытом для того, чтобы создать цифровой архив организации в соответствии со всеми нормами и стандартами.

Программное обеспечение

Специальная компьютерная программа позволит быстро осуществлять поиск с учётом особенностей документов, соответствующих параметров и категорий, в которые они размещены. С оцифрованного документа можно быстро снять копию, когда это необходимо.

Профессионалы  выполнят все необходимые работы

Может показаться, что создание цифровых архивов при значительных объёмах документооборота отнимет много времени и станет препятствием в работе предприятия. Но этого не произойдёт, если вы обращаетесь к профессионалам высокого класса, которые способны выполнить все необходимые работы качественно и быстро. И это совершенно не зависит от масштабности выполняемых работ и структуры предприятия.

Единый цифровой архив

В едином цифровом архиве будут храниться документы различных подразделений и филиалов вашей организации. Из любой точки страны ваши сотрудники смогут получать доступ к необходимым в работе документам через интернет. Но об обеспечении безопасности и конфиденциальности переживать вам не придётся, так как этим вопросом будут заниматься высококвалифицированные специалисты нашей компании. На сегодняшний день цифровой архив — это не модное веяние, а жизненная необходимость. Наша компания поможет вам шагать в ногу со временем на пути к эффективности и развитию.