Услуги по оцифровке и обработке документов юридическим и физическим лицам с 1997 года
+7 (495) 410-03-93
Заявка Online Наши услуги

Электронное архивирование документов. С чего начать?

Главным образом выражается в том, что электронное архивирование документов уверенно вытесняет традиционные способы их обработки и хранения. Компьютерные технологии сделали возможным сохранять колоссальные по объему массивы документации на компактных цифровых носителях, мгновенно предоставлять доступ к ним, гарантировать высокий уровень защищенности. Сегодня любое предприятие или учреждение может перейти на электронное архивирование своей базы данных, однако сделать архив по-настоящему безопасным и эффективным в использовании без помощи специалистов, вряд ли получится.

Подбор исполнителя работ и места хранения архива

Первое, что необходимо сделать при переходе на электронное архивирование документов своей организации, — это найти компанию, которая сделает всю работу по созданию архива быстро и качественно, от начала и до конца. Это должна быть компания не просто с опытными сотрудниками, но и современной оргтехникой — мощными сканерами с высоким разрешением, поскольку именно они играют ключевую роль в качественном переводе бумажных документов в электронный формат.

Базы данных

Второе, о чем нужно позаботиться переходя на электронное архивирование корпоративных баз данных, — определиться с местом их хранения. Документы можно разместить локально, в папках, на жестких дисках компьютера компании. Если на предприятии есть локальная сеть, то администратор может настроить архив на ограниченный доступ определенного круга лиц. Закон «об архивном деле» разрешает так же хранить документы на сервере или в облаке. Каждый вариант имеет свои особенности, поэтому для определения оптимального места хранения архива лучше спросить совета у специалиста.

Создание электронного архива

Выполняя электронное архивирование документов сотрудники архивной службы сначала проводят экспертизу документов на предмет их читаемости, загибов, разрывов. Сшитые папки расшиваются. После экспертизы осуществляется сканирование, в процессе которого создаются точные электронные копии бумажных документов со всеми артефактами: подписями, печатями, резолюциями и т.п. Мощный сканер способен «привести в порядок» даже самые ветхие документы, выполняя электронное архивирование со скоростью обработки по нескольку тысяч листов за смену. Файлы документов нумеруются, систематизируются, и затем отправляются на хранение.

Подробнее о наших услугах и архивном деле, Вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
в Москве: +7 (495) 410-03-93

Наши услуги

Решения для отраслей