Электронный архив личных дел сэкономит время на работу с документацией

Личные дела сотрудников организации хранятся от 50 до 75 лет. Причем комплект бумаг передается в архив только через 10 лет после фактического увольнения работника. Количество такой документации увеличивается в геометрической прогрессии. Поэтому для хранения папок с личными делами приходится выделять помещения, покупать и устанавливать специальную мебель.

Лучше обратиться к профессионалам

Работать с бумажными носителями сложно: чтобы найти необходимую информацию, приходится приезжать в компанию, определять стеллаж, на котором хранится личное дело сотрудника, доставать с полки нужную папку, среди бумаг находить документ. На поиск оригинала тратится от 10 минут до нескольких часов.

Экономия времени

В электронном архиве поиск необходимой информации занимает несколько минут. Чтобы прочитать или распечатать цифровую копию документа, достаточно, воспользовавшись грамотно организованной навигацией, ввести фамилию, имя и отчество работника. Бумаги с нужными данными будут найдены за несколько секунд.

Возможность удаленного доступа

После размещения электронного архива на корпорационном сайте ознакомиться с информацией можно из любой страны мира. Необходимо лишь найти точку доступа к сети Интернет. Работая с электронным архивом, можно не прикасаться к оригиналам документов. Отсутствуют механические воздействия на бумагу. Поэтому личные дела работников сохраняются в первозданном виде.

Как создается электронный архив личных дел?

Для оцифровки документации применяется планшетный или планетарный принтер. Бумаги для оцифровки планшетным принтером приходится подготавливать заранее. Папки расшиваются, убираются все посторонние элементы. После завершения сканирования документация вновь сшивается и скрепляется. Очевидно, что этот способ оцифровки трудоемок и энергозатратен.

Нерасшивные документы

Все чаще для перевода нерасшивной документации в электронный формат используется планетарный принтер. Это современное оборудование существенно упрощает работу, так как для оцифровки оригиналов никакой дополнительной ручной обработки не требуется. Однако стоимость планетарного принтера высокая. Поэтому покупать эту технику невыгодно. Полученные изображения обрабатываются при помощи программного обеспечения. Качество картинок улучшается. Реставрируются повреждения. Электронные документы систематизируются. Для организации поиска по ФИО разрабатывается удобная навигация.