Хранение документов в электронной форме

Стол бухгалтеров или других работников, непосредственно имеющих дело с оборотом документов, заваленный стопками бумаг за прошлый год остался в прошлом. Туда же отправились многочисленные папки-скоросшиватели, скрепки и файлы. А все потому, что наша компания предложила удобный и современный способ хранения документов в электронной форме.

Почему хранение документов в электронной форме уникально?

Уникальность программного обеспечения в том, что оно позволяет практически мгновенно переводить бумаги в формат электронного документа, структурировать и обрабатывать имеющиеся данные. То, что сотрудник филиала, находящегося в другом городе, может получить доступ к документу без вынужденной командировки, делает ее еще более привлекательным для руководителя.

Ведь это, по меньшей мере – экономия средств и времени

После того, как документ обрел новую форму, он становится защищенным от потери важной информации (при правильной политике предприятия), благодаря автоматизации архива. Кроме того, хранение документов в электронной форме делает исключительно комфортной работу по классификации документов и поиску необходимых сведений, кроме того, при необходимости такая версия архива позволяет ограничивать доступность многочисленных сотрудников к какой-либо важной и конфиденциальной информации.

Ведь вопрос безопасности – один из главных.

В электронном архиве имеется несколько уровней защиты:

• ответственный за архив имеет полную свободу в этой системе и может выдать или запретить пользование всей системой целиком или запретить доступ к какой-то ее части, скрыв каталог или файл.
• так как в электронном архиве ведется статистика посещений, отражающая информацию о том, кто, когда и в течение какого времени просматривал документы, можно легко контролировать все эти действия сотрудников.
• если систему электронного архива попытается кто-то вскрыть, пытаясь заполучить несанкционированный доступ, администратор и техподдержка тут же получат сигнал о вмешательстве и предотвратит кражу данных.
• единая информационная база, выстроенная в системе электронного архива, соответствует российскому законодательству.

Нюансы

Правда, есть в ней и нюансы, которые обязательно нужно учитывать при переходе на электронную версию архива. Например, то, что не все электронные версии документов имеют юридический вес оригинальной (бумажной) версии.

Обязательно нужно хранить бумажный оригинал?

Не следует создавать документы сразу в электронном формате, следует обязательно сканировать имеющиеся документы, чтобы при необходимости их сила была подтверждена, а потом уже организовать хранение документов в электронной форме.