Как организовать современный архив в организации

Законодательство обязывает организации своевременно обрабатывать, учитывать и хранить важную документацию. Бумаги, подлежащие архивированию, нельзя просто разложить по папкам и складировать в подсобном помещении.

Архив должен отвечать строгим правилам

Помимо правильного учета бумаг, особенно ответственно необходимо относиться к помещению, где они будут храниться долгие годы. В нем должны быть исключены любые опасные для бумаг обстоятельства. Помещение проверяют на пожаробезопасность, климатические условия, наличие источника влаги и даже грызунов: документы не должны ни в коем случае пострадать от огня, воды, плесени и любых вредителей.

Как организуется работа современных архивов

В компании должен работать ответственный за документы сотрудник — архивариус.В его обязанности входит множество ответственных задач:

• своевременно обрабатывать новую документацию;
• распределять документы по соответствующим папкам;
• вести учет всей имеющейся документации;
• выдавать бумаги сотрудникам компании и другим организациям;
• следить за их возвратом в хранилище;
• обеспечивать безопасность и конфиденциальность информации.

Архив могут в любой момент проверить

При выявлении нарушений архивариус и руководство компании несут ответственность за надлежащее хранение личных дел, приказов, договоров, и организация может подвергнуться штрафным санкциям. Поэтому так важно, чтобы современный архив управлялся опытным и профессиональным специалистом, ведь при порче или утере важных бумаг компания даже не сможет ликвидироваться — понадобится восстановление документов.

Как надежно организовать современный архив

Сегодня работа современных архивов может осуществляться с участием привлеченных архивариусов. Если в вашей организации архивирование ведется нерегулярно, нет подходящего помещения или квалифицированного архивариуса, вы можете привлечь архивную компанию, которая гарантированно правильно организует хранение деловых документов. Это убережет вас от претензий со стороны налоговиков, подарит уверенность в надлежащем хранении бумаг и даст возможность с удобством пользоваться нужными файлами — современный архив в организации максимально оцифровывается и заносится в электронную базу.