Как правильно составить перечень документов подлежащих уничтожению что и когда можно уничтожать
Что нужно знать об уничтожении документов?
Избавление от документации – необратимая процедура. Случайная ошибка приведет к печальным последствиям: важные бумаги будут уничтожены, а ценная информация утеряна. Поэтому к утилизации оригиналов необходимо тщательно подготовиться.
Как выявляются и утилизируются подлежащие уничтожению документы?
1 этап
Перед утилизацией эксперты определяют ценность документации. Для этих целей в компании есть архмвариус или нанимается с стороны.
2 этап
Составляется перечень документов, подлежащих уничтожению.
Стоит отметить, что вся существующая документация разделяется на 3 группы:
- бумаги со сроком хранения 5 лет;
- документация со сроком хранения более 5 лет;
- документы постоянного и длительного хранения.
Первым днем срока хранения оригинала считается 1 января, следующее за датой завершения дела. Если в деле имеются документы, срок хранения которых истек, то такие бумаги изымаются. Дело вновь сшивается, а опись составляется заново.
Каждый документ кроме сроков хранения имеет много дополнительных вводных, наличие убытков за период, учитывается наличие арбитражного или уголовного процесса: все документы, которые предоставляются во время судебных слушаний, оставляются в неизменном виде итд.
3 этап
После того как перечень документов, подлежащих уничтожению, составлен, он согласовывается с руководителем организации. Только после утверждения списка документации и подписания соответствующего акта выполняется непосредственная утилизация бумаг. Для этих целей используется специальное оборудование. Компании передают документацию с истекшим сроком хранения на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.
4 этап
Составляется акт, подтверждающий факт утилизации документации.
После того как подлежащие уничтожению документы утилизированы, в организации остаются 2 акта и накладная, которую выдает компания, перерабатывающая вторсырье. Эти бумаги впоследствии не уничтожаются.
Стоит отметить, что в случае ликвидации организации избавляться от всех архивных документов небезопасно. Из-за этих действий руководителя могут привлечь к уголовной ответственности. Поэтому придется передавать документацию правопреемнику.
Задумываетесь об утилизации документов с истекшим сроком хранения?
Чтобы не рисковать доверяйте утилизацию документации профессионалам!