Как правильно составить перечень документов подлежащих уничтожению что и когда можно уничтожать

Что нужно знать об уничтожении документов?

Избавление от документации – необратимая процедура. Случайная ошибка приведет к печальным последствиям: важные бумаги будут уничтожены, а ценная информация утеряна. Поэтому к утилизации оригиналов необходимо тщательно подготовиться.

Как выявляются и утилизируются подлежащие уничтожению документы?

1 этап

Перед утилизацией эксперты определяют ценность документации. Для этих целей в компании есть архмвариус или нанимается с стороны.

2 этап

Составляется перечень документов, подлежащих уничтожению.

Стоит отметить, что вся существующая документация разделяется на 3 группы:

бумаги со сроком хранения 5 лет;
документация со сроком хранения более 5 лет;
документы постоянного и длительного хранения.

Первым днем срока хранения оригинала считается 1 января, следующее за датой завершения дела. Если в деле имеются документы, срок хранения которых истек, то такие бумаги изымаются. Дело вновь сшивается, а опись составляется заново.

Каждый документ кроме сроков хранения имеет много дополнительных вводных, наличие убытков за период, учитывается наличие арбитражного или уголовного процесса: все документы, которые предоставляются во время судебных слушаний, оставляются в неизменном виде итд.

3 этап

После того как перечень документов, подлежащих уничтожению, составлен, он согласовывается с руководителем организации. Только после утверждения списка документации и подписания соответствующего акта выполняется непосредственная утилизация бумаг. Для этих целей используется специальное оборудование. Компании передают документацию с истекшим сроком хранения на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.

4 этап

Составляется акт, подтверждающий факт утилизации документации.

После того как подлежащие уничтожению документы утилизированы, в организации остаются 2 акта и накладная, которую выдает компания, перерабатывающая вторсырье. Эти бумаги впоследствии не уничтожаются.

Стоит отметить, что в случае ликвидации организации избавляться от всех архивных документов небезопасно. Из-за этих действий руководителя могут привлечь к уголовной ответственности. Поэтому придется передавать документацию правопреемнику.