Как сдать документы в архив?

Вопрос о хранении документации актуален для каждой организации. Однако прежде чем решать вопросы о том, как выполняется подготовка документов к сдаче в архив и где лучше всего хранить важные бумаги, стоит вспомнить о 2 важных принципах. Во-первых, документы – это частная собственность организации или индивидуального предпринимателя. Поэтому обязанность хранения документации возлагается на владельца компании или на ИП. Во-вторых, можно доверить постоянное хранение бумаг Архивному фонду РФ. Такая передача выполняется после проведения экспертизы, во время которой определяется ценность документации.

Что нужно принять во внимание

Особое внимание уделяется документам с социальной направленностью – бумагам, на основе которых впоследствии начисляется пенсия и рассчитывается стаж работника. К таким бумагам относятся документы о начислении заработной платы, а также об увольнении и о приеме на работу. Личные дела, оформленные до наступления 2003 года, хранятся 75 лет, а после 2003 г. – 50 лет. На первом этапе определяется архив, в котором планируется хранить документацию. Выбор этого учреждения во многом зависит от вида бумаг, а также от того, продолжится ли деятельность компании или в ближайшее время предприятию предстоит ликвидация из-за добровольно принятого решения, в результате судебного определения или по причине банкротства.

Особенности хранения документации действующих компаний

Руководители компаний, как правило, обращаются в коммерческие архивы, в которых созданы оптимальные условия, помогающие поддерживать первоначальный внешний вид документов. В этих архивных организациях хранение оригиналов абсолютно безопасно. При необходимости подготовка документов к хранению выполняется сотрудниками выбранного коммерческого архива. При этом соблюдается конфиденциальность. Основные преимущества сотрудничества с коммерческими архивами – это низкая стоимость услуг, экономия полезной площади помещений и возможность в любой момент получить отданный на хранение оригинал.

Хранения бумаг ликвидирующихся организаций

Если предприятие прекращает свою деятельность, то подготовка документов к сдаче в архив выполняется конкурсным управляющим или ликвидационной комиссией. Бумаги являются собственностью компании. Если есть правопреемник, то оригиналы направляются в вышестоящую организацию. Если такая возможность отсутствует, или головной офис находится в другом населенном пункте или регионе, то, обратившись в местное архивное учреждение, можно попытаться передать в государственный архив документацию по личному составу. Для того чтобы в случае прекращения деятельности компании документы с постоянным и временным сроком хранения также можно было передать в Архивный фонд РФ, необходимо заблаговременно позаботиться о том, чтобы организация стала источником комплектования государственного архива. Решение о приеме бумаг с не истекшим сроком хранения в государственный архив принимается с учетом научно-практического и исторического значения деятельности организации. Обратитесь к профессионалам, мы оперативно и грамотно мы проведем систематизацию бумаг и подготовим документы для передачи в государственный или коммерческий архив.