Как создать электронный архив для кадровой службы в организации

Задача каждой частной или государственной организации – обеспечивать надлежащее хранение кадровой документации. Систематизировать и облегчить работу с документацией помогает электронный архив для кадровой службы. Удобный цифровой формат, позволяющий наладить оперативное взаимодействие с контролирующими органами и обеспечить надлежащее хранение документов.

Что такое электронный кадровый архив

Жизненный цикл предприятия подразумевает накапливание огромного количества бумажной документации, часть которой, согласно закону, необходимо хранить до 75 лет. Электронное хранилище представляет собой своеобразный дубликат традиционного бумажного архива с внушительным перечнем преимуществ, например, быстрый поиск нужной информации, надежная защита документов от повреждений и злоумышленников. Создание электронного кадрового архива регламентируется нормативно-правовой базой Трудового кодекса РФ.

Создание электронного архива состоит из нескольких этапов:

• аудит документации;
• распределение всех документов на категории;
• перевод бумажной документации в цифровой формат;
• регламент хранения.

Мы помогаем предприятиям переходить на электронный документооборот, гарантируя грамотное и систематизированное ведение и хранение кадровой документации. Мы выполняем полный цикл услуг в сжатые сроки. Создание электронного архива – многоэтапная процедура. Для начала необходимо очертить главные цели и функции хранилища, чтобы установить правила его работы.

Процесс архивации

Процесс архивации состоит из нескольких этапов. А именно анализ бумажного архива, когда все бумаги распределяются на категории, что позволяет определить ценность и срок хранения каждого документа, исходя из внутренних правил компании и согласно нормам закона. Для оцифровки документов используется самый доступный способ – сканирование документов с последующим распознаванием текста. И наконец ввод цифровой информации в электронную базу. Заключительный этап – наиболее кропотливый и самый важный. Оцифрованный документ регистрируется в базе и дополняется описью, после чего устанавливается его связь с другими объектами в электронном архиве. Важно помнить, что формат оцифрованного документа должен полностью соответствовать требованиям, которые устанавливает хранилище. К примеру, государственные и муниципальные архивы принимают только PDF/А.

Обращайтесь к профессионалам

Мы поможем вам создать электронный архив для кадровой службы и разработаем эффективный регламент по ведению и хранению документации. Это позволит значительно облегчить работу сотрудников и освободить помещения офиса от многочисленных папок с бумагами.