Как правильно организовать работу архива

Кто такой настоящий архивист? Это человек, который умеет концентрировать внимание, обладает превосходной памятью и всегда находится «в тонусе». Ведь ему нельзя полениться, махнуть рукой и оставить свои дела на завтра. Организация работы архива – не из тех дел, которые пускают на самотёк. Архив должен работать безотказно и чётко, как швейцарские часы.

Методичный труд

Как только появился новый документ, для него сразу нужно найти верное место. Классифицируем, распределяем, фиксируем. И так весь день. Методичный труд, не допускающий ни одной ошибки. Представьте себе карточный домик. Выдернешь хоть одну карту – и он обрушится. Так же и организация работы архива. Малейший просчёт – неверная дата, сбой нумерации – и вся стройная система сбивается. Поэтому работать спустя рукава тут никак нельзя. Зоркость, внимание, неусыпный контроль. Вот что такое организация работы архива.
В Москве ведение архивов давно выделилось в профессиональную услугу. К Вам приходят квалифицированные люди, наводят порядок в бумагах и ставят работу архива на надёжные «рельсы».

Давайте посмотрим, можно ли сегодня обойтись без этой услуги?

Организация работы архива своими силами тоже возможна. Но только если в Вашем штате есть настоящий профи архивного дела. Увы, сегодня их можно пересчитать по пальцам. Почему? Да потому что заслуженные специалисты с большим стажем малознакомы с электронным архивом. А молодые архивисты, ориентирующиеся в компьютерных системах, наоборот, не очень опытны. Трудно найти «золотую середину» – человека, который умел бы обращаться и с бумажным, и с электронным вариантом документов. Вот почему организация работы архива в Москве так востребована.

Объём работ

Да и сам объём работ с архивом толкает обратиться к профессионалам. Знаете ли Вы, что ежедневным ведением документооборота дело не ограничивается? Организация работы архива – это ещё и особые меры для форс-мажорных обстоятельств. К примеру, на случай наводнения необходимо иметь целый арсенал: непромокаемые мешки, жгуты для перевязывания бумаг, герметичные коробки для электронных носителей и т.д. В целом, около 50 постановлений регулируют организацию работы архива предприятия. Попробуй-ка соблюди все эти правила в условиях небольшого помещения. Поэтому московские предприниматели предпочитают не «набивать шишки», а сразу обращаться в архивные бюро.

Как правило, услуги организации работы архива включают:

* составление плана работы архива
* распределение обязанностей сотрудников архива
* составление схемы обработки новых документов
* своевременная утилизация документов, более не подлежащих хранению
* создание электронной архивной базы, обеспечение лицензированного ПО
* при необходимости – обучение Вашего персонала работе с электронным архивом
* составление отчётов работы архива и т.д.

Назрела потребность в правильной организации работы архива

Если назрела потребность в услуге организации работы архива – звоните нам. Наше призвание – структурировать и упорядочивать, устранять пробелы и неточности. Силами наших профи Ваша фирма всегда будет «на хорошем счету» у проверяющих. В каждой школе есть такой отличник, которого почти не спрашивают – все учителя в курсе, что он итак всё знает. Именно таким «отличником» станет Ваша компания для проверяющих инстанций. Любой инспектор уйдёт от Вас довольным, а Вы воскликнете вслед: «Постойте, Вы же ещё не всё проверили!»