Хранение электронного архива

Электронный архив — это решение, которое позволяет не только сэкономить место в офисе, но и сделать хранение документов безопасней, работу с ними — удобней, дает возможность быстро составлять тематические выборки и вести аналитику. Насколько удобней он будет, чем бумажный, зависит, во многом, от того, где и как предполагается его размещать. Хранение электронного архива можно организовать как на территории организации, так и удаленно. Второй вариант — с использованием серверов специализированных организаций или облачных сервисов.

Варианты хранения электронного архива

Любой архив, в том числе и электронный, должен функционировать в соответствии с требованиями ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение сохранности электронных документов», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и ряду других. Согласно положениям ГОСТов, организация обязана обеспечить сохранность документов — с одной стороны, а с другой — сделать их доступными для сотрудников. В контексте организации хранения электронного архива это значит, что доступом к файлам документов нужно управлять, а носители (сервер, жёсткий диск) находиться в физически защищенном месте. Организации могут решить вопрос размещения архива следующими способами:

• Выделить под электронный архив помещение в собственном офисе.
• Воспользоваться одним из облачных сервисов — не самое удачное решение, если документов много, а сервера сервиса физически находятся за пределами страны.
• Обратиться в одну из специализированных компаний за услугами хранения электронного архива.

Хранение архива в собственном офисе

Потребует собственного сервера, мощного ПК или объёмного жёсткого диска, места под носители, дополнительной работы сетевого администратора или архивариуса. В целом, хранить архив в организации удобно и безопасно. Физический доступ в офис затруднен, а права удаленного доступа легко настраиваются так, чтобы работать с документами могли только сотрудники.

Облачные сервисы: за и против

С одной стороны — это безопасно: любой облачный сервис живет только за счёт собственной репутации, то есть заботится о недоступности хранящихся файлов. С другой — хранить большой электронный архив в облаке не только дорого, но и не всегда удобно. Временные обрывы связи, претензии к сервисам со стороны того же Роскомнадзора могут парализовать работу организации с архивом.

Специализированная архивная компания

Вариант объединяет в себе преимущества облачного сервиса и хранения в офисе организации: это безопасно, удобно, не требует никаких расходов, кроме абонентской платы. Кроме того, в большинстве случаев, работает компания в том же правовом поле, что и заказчик её услуг.