Ликвидация архива
Заказать услугуМногие отечественные компании, не зависимо от сферы деятельности, страдают от перенасыщения помещения разного рода бумагами: договорами, отчетностями и любой другой документацией. Особенно это актуально для тех юридических лиц, которые имеют достаточно долгую историю своего существования на российском рынке.
Ошибки при утилизации документов
Некоторые сотрудники фирм и организаций ошибочно думают, что ряд документов, хранящиеся приличное время, можно просто утилизировать по ненадобности, но порой проверяющим из тех или иных служб необходима именно та бумага, которая была удалена.
Как же поступить в данном случае?
Каким образом и нужную документацию сохранить, и освободить кабинет от многочисленных бумаг? Выход один – профессиональная ликвидация архива! Процедура ликвидации должна проводиться только квалифицированными специалистами, ведь работа с документацией разного уровня всегда требует особого внимания и ответственности со стороны исполнителя.
Процедура ликвидации архива
Ликвидация архивов – это услуга, где на первом месте находятся сроки хранения документов, а также в обязательном порядке учитывается и тип документации.
Сроки хранения документов
Например, первичная документация, бухгалтерские отчеты и балансы, специальные учетные регистры требуют обязательного хранения; переписки по вопросам финансовой и бухгалтерской отчетности должны находиться в не тронутом виде на протяжении года; бумаги по квартальным отчетам – 5 лет, а по годовым – 10 лет. Паспорта эксплуатируемых сооружений и зданий, а также используемого оборудования и техники должны храниться до тех пор, пока они не будут списаны с баланса фирмы, предприятия, организации.
Поэтапная процедура
Исходя из этого, можно сделать вывод, что ликвидация архива представляет собой поэтапную процедуру, где срок хранения каждого документа имеет особо важное значение.
Практика ликвидации архивов
Как показывает практика, в последнее время ликвидация архивов в России активно использует современные технологии по переведению бумажного архива в электронный вид.
Перевод архива в электронный вид
Такая услуга часто практикуется весьма крупными компаниями, где оборот документов происходит очень активными темпами. Перевод существующей базы документов одновременно решает массу проблем и устраняет все неудобства, связанные с документами, которые могут возникнуть на рабочем месте. Такой способ ликвидации архива удобен еще и тем, что современные информационные и компьютерные технологии служат гарантом безопасности хранения архива на протяжении любых сроков.
