Нумерация документов перед передачей дел

Работа с документами, формируемыми в ходе хозяйственной деятельности компаний, подразумевает выполнение множества действий. В их числе — такие, как сшивание и нумерация документов, а также составление описей. Выполнять перечисленные выше операции, как правило, приходится перед передачей документов куда-либо (в архив, налоговую инспекцию, стороннему бухгалтеру, руководителю).

Сшивать и нумеровать нужно далеко не все документы

О том, какие именно деловые бумаги нуждаются в выполнении этих действий, и в каких случаях необходимо осуществлять нумерацию дел и отдельных документов, мы поговорим в настоящем обзоре.

Ответы на вопросы

Ответы на поставленные выше вопросы можно почерпнуть, проанализировав отечественное отраслевое законодательство. Речь, в частности, идёт о таких нормативно-правовых актах, как ГОСТ Р 51141, утверждённые Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 18.04.2003 г. «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов», утверждённые Приказом Росархива от 23.12.2009 г. «Методические рекомендации по делопроизводству», а также некоторых других.

Дела и документы, подлежащие нумерации

Законодательство обязывает выполнять нумерацию дел, передаваемых в архивы и предназначенных для:

• постоянного хранения;
• временного (сроком свыше 10 лет) хранения.

В отдельных случаях должна выполняться нумерация документов, находящихся в оперативном документообороте организации.

Речь идёт о:

• кассовых и главных книгах;
• журналах регистрации счетов-фактур, платёжных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров;
• некоторых других документах.

В случае если тот или иной документ не нуждается в нумерации листов, из которых он состоит, его целесообразно отсканировать и внести в существующую в организации учётную систему.

Требования, предъявляемые к нумерации документов

• номера должны наноситься на правые верхние углы листов, арабскими цифрами, по возрастанию, начиная с 1;
• при нумерации документов в архиве или в других случаях номера нужно присваивать листам, а не страницам;
• при нумерации дел, которые состоят из нескольких томов, её нужно осуществлять отдельно по каждому тому. В случае если дела имеют приложения, оформленные как самостоятельные тома, они также должны нумероваться отдельно;
• при наличии в делах документов из нескольких листов, которые имеют собственную нумерацию (одним из примеров являются периодические печатные издания), их, тем не менее, также нужно нумеровать в общем порядке.

Отдельные случаи

В случае если в делах имеются письма в конвертах, следует сначала нумеровать конверт, затем — поочерёдно все листы, из которых состоит письмо.
Листы больших форматов, имеющиеся в документах, разворачиваются и нумеруются в общем порядке (в правом верхнем углу).
Существует множество других правил нумерации папок, дел и отдельных документов, при этом все они должны неукоснительно соблюдаться.

Услуги нашей компании — основа безупречного качества исполнения

Вы хотели бы, чтобы документы, имеющиеся в вашей компании, были пронумерованы в строгом соответствии со всеми действующими правилами, но не желаете отвлекать своих сотрудников на их изучение? Обратитесь в нашу компанию, профессионально оказывающую услугу нумерации дел и отдельных документов. Мы выполним соответствующую работу оперативно и с безупречным качеством, а цены, установленные нами на оказываемые услуги, вас непременно порадуют.