Опись дел по личному составу

Всегда личные дела оформляются в соответствии с Правилами, утвержденными Приказом Минкульта от 31.03.2015 № 526. Несоблюдение правил обусловлено как раз необязательностью ведения личных дел. Между тем, в приложении №15 к Правилам есть стандарт того, как нужно вести опись дел по личному составу. Его и следует придерживаться. Опись — это учетный документ, который оформляется и для дел, и в каждом деле (это так называемая внутренняя опись). Структура и содержание описи регламентируются приложением №15 к Приказу № 526 Министерству культуры РФ.

 Опись обязательно включает в себя:

• индексы и заголовки — так проще искать нужные дела;
• крайние даты — то есть даты открытия дела и прекращения его пополнения;
• сроки хранения и количество листов — для дел, делопроизводство которых завершено в январе 2003 года, срок хранения составляет 50 лет, а для более ранних — 75 лет.

Пункт с примечаниями тоже должен быть включен в опись дел по личному составу. Тогда в случае, например, изъятия дела, его легко можно будет найти — потребовать возврата из проверяющей организации. При замене оригиналов копиями — отметка об этом тоже может быть в примечании: таким образом, копия утерянного оригинала документа «легализуется».

Есть нюансы

Например, если организация крупная, то отдельные типы документов по личному составу подшиваются в собственные дела. Но если сотрудников немного, то вполне допустимо формировать дела сквозным способом, не посвящая каждому типу документов отдельное дело. Тем не менее, специалисты советуют выделять некоторые типы документов в отдельные дела, и соответственно, отражать это в описи. Например, за лицевые счета сотрудников отвечает бухгалтерия: логично выделять их в одно дело, тогда как личные карточки хранятся отдельно, их составляет отдел кадров — и они формируют другое дело. Опись дел по личному составу не только упрощает поиск по архиву: она позволит быстро сдавать дела в государственный или муниципальный архив, когда это предусмотрено законом.