Опись для сдачи документов в архив

Любая передача документов в архив подразумевает составление специальной описи дел. Такой реестр включает в себя перечень названий переданных бумаг и их количество, а при необходимости формируется короткое описание каждого документа. Опись для сдачи документов в архив упрощает работу не только архивариусу, но и сотрудникам компании заказчика. Подготовка детальной описи актуальна при предстоящей передаче документации в архив: государственный, коммерческий, муниципальный, ведомственный. Также работа с описями выполняется в тех случаях, когда на предприятии меняется руководство или начинается процедура по ликвидации юридического лица. Единых правил составления описи для сдачи документов в архив не существует — они могут меняться, исходя из характера поставленной задачи, предпочтений клиента и других факторов.

Функции описи для сдачи в архив:

• подтверждение факта передачи отдельных бумаг или сформированных дел на архивное хранение;
• оперативное отслеживание места, где находится конкретный документ, определение движения бумаг;
• правильная организация документооборота в компании, независимо от их количества и разновидности.

Такой услугой пользуются как коммерческие организации, так и государственные учреждения. И у каждого из них своя специфика передачи дел в архив и оформления описи.

Некоторые тонкости подготовки описи

Существуют описи документов постоянного и временного срока хранения, описи документации по личному составу и бумаг с истекшим сроком хранения. Они составляются не только для самой компании, но и для контролирующих органов. У этой процедуры есть такие особенности, как: выбор правильной структуры при оформлении, максимально внимательное заполнение каждой графы, точное определение сроков хранения документации, которая отображается в описи, систематизация данных в таблице в номинальном или хронологическом порядке (иногда по предметному, тематическому или алфавитному принципу), недопустимость неточностей и ошибок, которые влекут за собой сбои в делопроизводстве и даже наложение штрафных санкций со стороны проверяющих служб.

Хотите подготовить опись для сдачи документов в архив и при этом сэкономить время и деньги? Просто обратитесь в нашу компанию. Оставить заявку на оказание этой услуги можно через сайт или позвонив по телефону +7 (495) 410-03-93.