Опись документов

В сохранности, удобстве учета и быстроте поиска необходимых документов заинтересована каждая организация. Решить эти задачи помогает грамотно составленная опись документов – базовый архивный справочник, на основе которого впоследствии формируются другие справочники системы архива – каталоги, указатели, путеводители, обзоры. 

Кому доверить составление описи документов?

Казалось бы, ответ ясен – штатным специалистам по делопроизводству. Однако в реальности такой вариант зачастую оборачивается лишним затратами времени и далеко не всегда приносит нужный результат. 

Все не так просто

Опись документов при передаче на хранение отличается от простого переписывания их наименований, как порой понимают эту работу лица, не прошедшие соответствующей подготовки. Один неверно заполненный бланк или ошибка, допущенная при определении сроков хранения, может привести к необходимости делать всю работу заново.

Для составления описи дел надо обращаться к профессионалам

Наша компания предлагает комплексные услуги по созданию сводной описи дел за прошедший год для последующей передачи в архив. Такая опись готовится на основе описей дел структурных подразделений организации и включает опись документов по личному составу, описи документов временного (менее 10 лет) и постоянного хранения, а также опись документации, характерной только для конкретной организации (например, следственных дел или научных отчетов). 

Каждая архивная опись представляет собой справочник

Содержащий систематизированный перечень прошедших экспертизу ценности и завершенных в делопроизводстве дел, с указанием количества фактически переданных дел. Для различных видов документации описи составляются отдельно и в строгом соответствии с установленными стандартами, касающимися стандартной формы и количества экземпляров. 

Наши архивисты соблюдают все необходимые требования.

При систематизации документов указываются все порядковые индексы, отображающие вид документа и структуру подразделения. По завершении описи дел к ней составляется оглавление. А при необходимости – указатели и список сокращений. Перед включением заголовков дел в справочник мы обязательно проверяем правильность формирования и оформления дел, а заголовок дела, в свою очередь, проверяется на соответствие содержанию документов. 

Справочные документы

При внесении в справочный документ каждому делу присваивается самостоятельный порядковый номер, в многотомных делах под самостоятельным номером в опись вносится каждый том. Для описи дел для постоянного хранения и дел по личному составу составляются предисловия, содержащие информацию об особенностях состава дел. 

Сводная опись дел создается в трех экземплярах

Один из которых направляется в ведомственный архив, другой поступает в качестве приложения к заседанию комиссии экспертов, а третий остается в организации как контрольный экземпляр.

Правильно подготовить опись способен только специалист в архивной сфере

Обратившись в нашу компанию, вы можете рассчитывать на быстрое и грамотное создание описи документов  с учетом всех нормативов.