Организация делопроизводства архивного дела: для кого предназначена и почему без нее никак

Архивное дело это процесс, который позволяет полностью контролировать деятельность любой организации. Если в небольшой организации ведение архивного дела не отнимает много времени, то в компаниях среднего и малого бизнеса организация делопроизводства архивного дела требует выделения отдельного сотрудника или целого отдела. Чем больше организация, чем многочисленней сотрудники и чем разнообразней виды деятельности — тем актуальней услуги организации архивного дела. И тем скорее стоит избавить сотрудников от непрофильной работы.

Задачи, которые решает организация делопроизводства

• контроль работы с архивными документами;
• обеспечение доступности документов любой момент времени — для анализа, предоставления проверяющим;
• сохранение архивных документов, их уничтожение или передача в федеральные или региональные архивы.

Решение этих задач позволяет не только своевременно, без авралов и ошибок, пополнять архив, но и поддерживать его актуальность для сотрудников и представителей проверяющих органов, помогают вести аналитическую работу. Результат внедренного делопроизводства в архивное дело — доступность и сохранность документов.

Как осуществляется организация делопроизводства в архивном деле

Работа специалистов компании «Седьмая печать» состоит в систематизации движения документов. Так создаются несколько локальных актов, которые регулируют движение документов от источников в архив, подготавливается опись дел, уточняется реестр дел — то есть происходит упорядочивание массива документов, определяются временные рамки хранения и уничтожения документов. Далее упорядочивается номенклатура дел, а также актуализируются старые номенклатурные списки и подготавливаются документы, в которых описываются правила хранения и уничтожения документов организации. После этого достаточно следить за тем, как происходит движение документов — или, если трафик документов большой, воспользоваться услугами архивной компании.

Обращайтесь к профессионалам

Компания «Седьмая печать» оказывает услуги по организации делопроизводства в архиве как с нуля, так и в уже действующих компаниях. Мы реализуем комплекс мероприятий, которые помогут нормализовать документооборот: любой документ будет храниться ровно там и ровно так, как удобно организации.