Организация страхового фонда архивных документов с помощью сканирование

Для хранения архивных документов создаются специальные условия, благодаря которым предотвращается тление бумаги, образование плесени, выцветание текста и изображений. Используя все доступные способы, архивисты обеспечивают безопасность оригиналов. В помещениях поддерживается определенный температурный режим. Работники архива внимательно следят за уровнем влажности. Однако даже в таких условиях бумаги, к которым приходится постоянно обращаться, с течением времени подвергаются механическому разрушению.

Сканирование как способ страховки

К счастью, благодаря сканированию, возможна организация страхового фонда архивных документов. Воспользовавшись этой услугой, можно предотвратить утрату оригиналов из-за стихийных бедствий, действий злоумышленников или неграмотного хранения. Стоит такое копирование относительно недорого. Сроки создания страхового фонда документации зависят от количества и состояния бумаг.

Что стоит знать о страховом фонде архивных документов?

Этот неприкосновенный фонд создается для сохранения важной информации, отраженной в документации. Копии хранятся отдельно от оригиналов на обособленной территории. Как правило, копируются не все бумаги, а наиболее ценные и информативные. Поэтому составление страхового фонда начинается с изучения оригиналов и определения ценности документации. Отбираются целые фонды или некоторые описи. Создается страховая опись.

Страховые фонды еще с советских времен

Первоначально документы на бумажной основе снимались на микрофильмы или микофиши, негативы которых и становились копиями. Эти копии на рулонной пленке или в виде рядов кадров обладали единым признаком. Сначала организация страхового фонда архивных документов подразумевала изготовление черно-белых копий. Однако качество изображений у такого копирования оставляло желать лучшего. Впоследствии появилось более дорогое – цветное фотокопирование.

В последние годы во многих компаниях создаются фонды пользования, представляющие собой отсканированные документы. Такие копии просто изготавливать и использовать. Их можно пересылать по электронной почте. Многие архивы на свой страх и риск применяют сканирование для создания страхового фонда важной документации. Однако необходимо помнить о том, что Международный совет архивов не принимает цифровые копии важных бумаг для организации страхового фонда.

Необходима организация страхового фонда архивных документов?

Обратитесь  к нам . Используя современные сканеры, мы в сжатые сроки создадим страховой фонд для важной документации, хранящейся в архиве вашей компании.