Основные инструменты при оцифровке данных

Когда личные дела сотрудников хранятся в бумажных папках среди сотен других и находятся в архиве, при необходимости просмотреть документ определенного работника нужно затратить много времени и сил. Если же все эти бумаги были оцифрованы и занесены в электронную базу, поиск нужного документа и доступ к нему требует всего лишь нескольких кликов мышью на экране компьютера.

Оцифровка данных имеет много плюсов

Оцифровка данных позволяет компании упорядочить тысячи бумаг и компактно хранить их на жестком диске, в любой момент имея быстрый доступ к любой из них. Это экономит место в офисе, а также время и силы сотрудников, которые вместо перекладывания бумаг могут заниматься более важными делами. Что нужно, чтобы превратить склад бумажных папок в удобную электронную базу?

Способы и инструменты для оцифровки данных

Представим, что ваша организация решила провести масштабную оцифровку данных и перевести все документы в электронный вид. Понадобится принтер со сканером и сотрудник, который отсканирует и упорядочит каждую бумагу. Если нужно оцифровать одну небольшую стопку бумаг, секретарь может за один день перебрать документы и по одному отсканировать, собрать в папке на компьютере в нужном порядке. Если организация небольшая и нет крупной оргтехники, это можно сделать даже с помощью фотоаппарата, имея базовые навыки переноса файлов на компьютер.

Что если нужно оцифровать все документы отдела кадров или бухгалтерии

Обычным принтером или фотоаппаратом здесь не обойтись — придется несколько месяцев сканировать каждую бумажку. Здесь нужен промышленный сканер, который быстро сканирует пачки документов (плюс опытный архивист) и специальное программное обеспечение. Либо можно воспользоваться услугами сторонней компании, профессионально занимающейся оцифровкой данных. Если это именно ваша ситуация, в компании «Седьмая Печать» вы можете заказать услуги оцифровки данных и получить правильно оформленную электронную базу документов за считанные дни.

Преимущества профессиональной оцифровки

Приглашая опытных профессионалов для оцифровки деловой документации, вы получаете быстрое, ответственное и правильное обслуживание. Документы будут аккуратно разобраны, отсканированы, пронумерованы и сшиты снова. Электронная версия будет сверена с бумажными аналогами и оформлена в соответствии с требованиями законодательства. В «Седьмой Печати» клиенты оплачивают услуги только после завершения оцифровки данных, без предоплаты.