Особенности сканирования документов в электронный архив

Сканирование документов в электронный архив — работа для специалистов с большим опытом. Ведь этот процесс имеет свои особенности, которые необходимо учитывать. Это не только типы документации, которые необходимо отсканировать в базу, но и формат их хранения, разрешение и многое другое.

Какие документы подлежат архивированию?

Не все бумаги документооборота целесообразно сканировать. В соответствии со структурной организацией компании, внутренних правил документооборота, особенностей деятельности выделяется ряд документов для сканирования.

Это следующие категории документации:

• финансовые,
• юридические,
• бухгалтерские.

Если ранее не выполнялось сканирование в электронный архив, то сканируются все документы, подлежащие временному или постоянному хранению. Далее документы сканируются по мере необходимости.

Разрешение при сканировании в электронный архив

Сканирование документов в электронный архив связано с настройкой определенных технических параметров. Один из них — разрешение. Правильно выбранное разрешение позволит комфортно работать с цифровыми документами, обеспечит четкость отображения информации. Для обычной документации принято устанавливать разрешение в 300 dpi. Более высокое разрешение используется для различных схем, сложной графической документации.

Формат хранения документов

Самые популярные форматы хранения документов в электронном архиве — tiff или PDF. В зависимости от того, какое назначение имеет документ, выбирается и формат. Так, для документов, которые находятся в обращении или используются часто многими сотрудниками компании подходит формат PDF, так как он имеет меньшие размеры и удобен при отправке по почте или внутренним сетям компании.

Однако есть сложности

Сканирование документов в электронный архив имеет еще много особенностей и нюансов, которые необходимо знать при выполнении этого процесса. Учесть их все и создать удобный, надежный архив помогут специалисты компании «Седьмая печать». Мы имеем богатый опыт работы в данной области, благодаря чему не упустим ни одного нюанса при сканировании в электронный архив. При этом мы подбираем наиболее подходящие для определенной документации параметры сканирования, а также сразу распределяем документы в соответствующие папки для хранения.

Почему лучше обратиться к нам

Наше преимущество состоит в том, что мы оказываем весь спектр сопутствующих услуг по организации электронного архива: создание базы, распределение документации, настройка программного обеспечения. При этом мы можем создать архив на базе используемого вами ПО, в рамках корпоративного сайта или на любой другой платформе.