Передача документов внутри организации при смене руководителя

В деятельности любой компании возникает множество ситуаций, когда должна происходить передача документов внутри организации.

Полная передача дел

При этом передаче может подлежать весь объем документации, включая учредительные документы, дела, находящиеся в производстве, а также архив компании – обычно так проводится передача документов при смене руководителя.

Частичная передача дел

Либо передача документов внутри организации может происходить частично и затрагивать документацию лишь каких-то конкретных структурных подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, определенных отделов и ведомств.

В каких случаях не обойтись без подобного мероприятия?

Плановая передача дел внутри организации

Она происходит всякий раз, когда структурные подразделения передают дела, завершенные в производстве, во внутренний архив компании.

При смене руководителя структурного подразделения

Частичная передача документов неизбежно будет иметь место при смене руководителя структурного подразделения, например – главного бухгалтера или начальника кадровой службы.

Передача дел ключевыми сотрудниками

Передавать дела могут ключевые сотрудники, в случае если они увольняются или уходят в длительный (например, декретный) отпуск – работникам, пришедшим на их место. И, наконец, полная передача документов происходит при смене руководителя организации.

Главное условие передачи документов — упорядоченность документов

Так или иначе, главное условие того, чтобы передача документов внутри организации прошла успешно – их полная упорядоченность. Все передаваемые дела должны быть надлежащим образом оформлены, документы в них систематизированы, а во многих случаях и переплетены. Также все типы дел должны быть снабжены соответствующими описями.

Нарушение оформления документов

В противном случае невозможно убедиться в наличии всего объема заявленных документов, и это может иметь самые неприятные последствия. Так, например, если передача документов при смене директора будет произведена не полностью, на плечи нового руководителя ляжет юридическая ответственность за утраченные единицы документации.

Опись на передаваемые документы

Грамотно составленная опись на передаваемые документы избавит новое ответственное лицо от возможных неприятностей. Кроме того, наличие описей на архив компании является не только удобным средством работы с ним, но и требованием законодательства. Очевидно, что если прежде в организации описи не проводились или составлялись стихийно, в свободной форме, то перед тем как будет произведена передача док-в при смене директора совершенно необходимо составить опись на передаваемую документацию профессионально и по всем правилам.

Услуги профессионалов при передачи документов

Передача документов при смене руководителя – это тот случай, чтобы прибегнуть к услугам профессионалов – приглашенных специалистов архивного дела. Подобный шаг позволит более рационально использовать рабочее время собственных сотрудников компании и даст уверенность в высоком качестве произведенных работ.

Профессионалы в курсе всех требований

Ведь профессионалы не только досконально знают все тонкости составления различных типов описей (для дел временного, постоянного хранения, дел по личному составу), но и всегда в курсе актуальных требований законодательства, которое меняется в этом отношении довольно часто.

Работа специалистов с документацией при смене руководства

Сотрудник же компании, которому поручается такая работа лишь эпизодически, легко может чего-то не знать или упустить. Кроме того, архивные специалисты производят опись документации быстро и организованно, мгновенно выявляя недочеты делопроизводства и исправляя их. Составленные ими описи на передаваемые документы позволят достоверно констатировать наличие и комплектность документации и иметь полную информацию о ее состоянии.