Полистный просмотр документов в архивном делопроизводстве

Полистный просмотр документов — эффективный способ навести порядок в архиве или в папках с документами, которые используются практически каждый день. Такой метод ведения делопроизводства позволит качественно решить вопросы по оформлению бумаг, их систематизации, передачи на длительное или краткосрочное хранение. Цель этого мероприятия — провести комплексный анализ, определить ценность каждого документа, указать точные сроки хранения документации. Если в деле не окажется того или иного документа, во время полистного просмотра это также станет известно.

Процесс полистного просмотра документов:

• определяются дела, которые требуют дополнительного осмотра;
• удаляются скрепки и другие металлические предметы, которые со временем могут оставить след на бумаге;
• изымаются из папок черновики, дубликаты документов и те бумаги, которые находятся не на своем месте;
• систематизируются документы в нужном порядке: процедурном, алфавитном, хронологическом.

Завершается полистный просмотр документов формированием дел. Если объем дела превышает 250 страниц, его делят на несколько частей (на тома). Для прошивания бумаг лучше всего подходит обычная капроновая нить. Она устойчивая на разрыв, прочная, эластичная, не меняет свои изначальные свойства при воздействии ультрафиолета и влаги.

Нюансы полистного просмотра документов

В архивы часто передаются личные дела сотрудников коммерческих, государственных и других организаций. Документы до 2003 года хранятся 75 лет, после 2003 года — 50 лет. Периодически требуется проверка таких дел посредством полистного просмотра документов. В процессе осмотра особое внимание уделяется анкете, заполненной сотрудником компании, трудовому договору, копии приказа о включении человека в штат, копиям дипломов и аттестатов, медицинскому заключению, а так же резолюциям, поручениям, приказам об изменении служебного положения.

Обращайтесь к нам

Если какого-то из перечисленных документов не окажется на месте или он будет в неудовлетворительном состоянии, это сразу же покажет полистный просмотр. Процедура не быстрая, так как требует от исполнителя максимального внимания и концентрации. Хотите заказать эту услугу или узнать подробнее об особенностях и тонкостях? Свяжитесь с нашим менеджером по телефону +7 (495) 410-03-93.