Проблемы электронного документооборота
Хранение документов в электронном виде — востребованная, на первый взгляд, услуга, ведь её усиленно рекламируют в интернете многочисленные компании. Обращаясь за помощью к последним, клиенты зачастую даже не догадываются о том, какие проблемы электронного документооборота существуют, и к чему может привести неосведомленность в столь важном вопросе.
Высокая стоимость услуги
Оплачивать необходимо не только внедрение СЭД, но и услуги техподдержки, что влечёт за собой создание новых рабочих мест. Плюс, вы, скорее всего, захотите доработать систему под свои нужды, а это стоит немало.
Поиск документов
Если вы знаете, что будете пользоваться архивом, то за поиск по документам и возможность работать с файлами также придётся платить. Чем сложнее, совершеннее функция поиска, и чем выше скорость обработки разделов хранилища, — тем, соответственно, дороже обеспечение электронного документооборота.
Доступ к базе данных
Базой данной может пользоваться только один сотрудник фирмы, предприятия, учреждения. Если вы планируете обеспечить доступ к архиву нескольким лицам, — необходимо делать копию документов, а это значит, что документооборот увеличится и подорожает.
Проблемы с законодательством
Как это ни странно, но правила оборота электронных документов до сих пор не урегулированы законодательством. Из этого вытекает ещё одна сложность: архивы трудно зарегистрировать официально. Большинство компаний, если и предлагают договоры, то эти бумаги на 100% основаны на актах, касающихся бумажного документооборота.
Правовые аспекты
Следующие трудности, с которыми можно столкнуться на деле, — хранение информации в течение длительного периода, а также сложность внедрения систем. Государство не спешит спонсировать СЭД, привлекать к использованию новейших технологий предприятия и фирмы. Никому не нужны лишние материальные затраты, как и разработка новой правовой базы.
Юридическая сила СЭД
Если вы интересуетесь проблемами электронного документооборота, то наверняка слышали о том, что информация подобного рода юридической силы не имеет. Суды и госорганы пока не определились с тем, как относиться к СЭД. Наконец, в случае повсеместного внедрения СЭД, должна решаться ещё одна важнейшая задача: правила уничтожения бумажных документов, которые приняли электронный вид.
Подпись деловых бумаг
Далее. Большинство деловых бумаг непременно подписываются уполномоченными лицами. В случае подделки подписи назначается криминалистическая экспертиза. Когда же бумаги заверены лишь цифровой подписью, возникает огромный риск использования информации злоумышленниками. Достаточно получить секретный ключ электронной подписи, и можно распоряжаться бумагами, как душе угодно.
Как обстоят дела сейчас
Таким образом, внедрение системы электронного документооборота пока не оправдало себя: это — очень дорого и рискованно, да и сами системы — далеки от совершенства. Поломки компьютерных программ, занесение вирусов и, как следствие, — порча или пропажа информации, — дело обычное. Так стоит ли овчинка выделки?