Услуги по оцифровке и обработке документов юридическим и физическим лицам с 1997 года
+7 (495) 410-03-93
Заявка Online Наши услуги

Проблемы наполнения электронного архива

Каждый руководитель рано или поздно сталкивается с проблемой создания архива: документы должны храниться в надлежащем виде и порядке. Нарушения требований грозит обернуться штрафными санкциями, а в ряде случаев деятельность организации может быть приостановлена. Непосвященный не увидит в этом процессе ничего сложного, но специалисту известно, насколько малоэффективен и непродуктивен труд сотрудника, не обладающего соответствующими знаниями.

Задача архивариуса – подготовка документации к консервированию

Далее начинаются рутинные действия: папки укладываются на стеллажи, а выдача нужного документа производится по запросу, что даже при идеальном порядке занимает определенное время. А если потребуется информация для справки из бумаг, законсервированных на длительное хранение, то искомые материалы находятся с еще большим трудом.

Электронные архивы – Соломоново решение для всех организаций

Подготовка документов к оцифровке требует на первых порах несколько больших усилий, но после переработки основной массы останется только текущая документация, постепенно добавляемая в базу.

Подводные камни наполнения архива

Программное обеспечение для электронной архивации само по себе еще не решает все проблемы. Помимо его чисто технической настройки необходимо провести предварительную работу с документами: систематизировать их, сделать оценку ценности, распределить по уровням защиты и доступа разным категориям пользователей. Важно знать не только сроки хранения и утилизации материалов, но и правильно провести наполнение электронного архива, чтобы работа с ним не представляла проблемы.

Архивация позволяет быстро находить документ

Неспециалисту без соответствующего опыта быстро выполнить наполнение архива невозможно, чаще всего приходится привлекать дополнительных сотрудников, отвлекая их от основных задач. Известны случаи, когда организация, приобретя программное обеспечение, решала сэкономить и ввести его в работу собственными силами. В итоге все заканчивалось довольно плачевно – не оценив все его преимущества, возвращались к старой громоздкой системе.

Настоящая экономия с помощью профессиональных архивариусов

Выбор есть: многие проблемы решатся незаметно и быстро, если воспользоваться опытом и навыками настоящих специалистов. Услуги профессионально подготовленных сотрудников нашей компании позволяют не только провести обработку документов в любых объемах в темпе и качественно, но и избавят от хлопот по сопровождению, добавлению в базу, сортировку и вывоз материалов на утилизацию.

Обратитесь к профессионалам

Свяжитесь с нашими менеджерами по телефону или задайте свои вопросы по электронной почте, Вам предоставят полную информацию об услугах нашей компании или дадут возможность воспользоваться демо-версией электронного архива.

Подробнее о наших услугах и архивном деле, Вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
в Москве: +7 (495) 410-03-93

Наши услуги

Решения для отраслей