Работа с документацией после архивного переплёта

Переплет можно назвать самым эффективным способом защиты кадровой, бухгалтерской и другой документации от затирания, повреждений, заломов листов, в процессе работы с ними. Переплёт увеличивает срок службы каждого документа и архива в целом, минимизирует риски утери важной информации, восстановление которой бывает проблематично, а порой и невозможно из-за утраты единственного экземпляра договора, приказа или бухгалтерской отчётности.

Как застраховаться от потери данных

Заказывая архивный переплёт документов предприятия или учреждения, неважно для каких целей, и в каких объемах, целесообразно выбирать для этих работ компанию, которая обладает мощным высокоскоростным сканером. При наличии такового, можно за незначительную дополнительную плату воспользоваться услугой по сканированию документации после архивного переплёта. Это позволит получить полный комплект электронных копий каждого листа бумажного архива, обладая которым, можно будет при необходимости восстановить любой документ в случае его безвозвратной утраты в результате повреждения, кражи или утери бумажной версии.

Виды архивного переплета

По технологии работы архивный переплёт документов может сильно различаться. Способы подготовки документов к архивному хранению довольно разнообразны, от традиционного размещения их в папках-скоросшивателях, до скрепления листов с использованием особых аксессуаров в виде пластиковых спиралей, пружин, гребенок и т.п. Для этого используются специальные методики, материалы и инструменты. Нередко сегодня используется так называемый термопереплет, для которого применяются особые папки и обложки, корешок которых при помещении в термоброшюровщик нагревается, и присутствующий на нем клеевой слой приклеивает вложенные листы к папке.

Профессиональный переплёт архива

Квалифицированный архивный переплет документов сотрудниками архивной службы выполняется в твердую или мягкую картонную обложку, таким образом, чтобы после переплета папка с документами могла без труда полностью раскрываться. Эта ключевая особенность профессионального подхода не только обуславливает исключительное удобство при хранении и использовании бумаг, но и дает возможность качественно и быстро отсканировать все документы архива уже после их «сборки» под одной обложкой. Электронные версии документов затем можно систематизировать и сохранить на жестком диске компьютера компании, обеспечив гарантированную возможность их просмотра, чтения и восстановления в любой момент времени.