Работы по ретроконверсии документов

На сегодняшний день одной из важнейших задач большинства организаций является введение электронного документооборота и внедрение контекстного и атрибутивного поиска по документам. Для этого необходимо проведение полного или частичного перевода бумажных документов в электронный вид.

С этой целью используется ретроконверсия документов.

Ретроспективная конверсия или, сокращённо, ретроконверсия — это перевод больших объёмов текстовой информации в цифровой вид с помощью сканирования и последующего автоматического распознавания.

Существует несколько видов ретроконверсии документов.

Самым трудоёмким из них является ручной ввод текстовых данных и создание целостной структуры электронных записей. Отсканированный текст высокого качества с минимальным количеством артефактов и графических шумов можно обрабатывать либо автоматически, либо вручную.

Можно ли использовать посторонние источники?

Также при ретроконверсии документов можно воспользоваться данными, размещёнными в других источниках. В этом случае различные записи в электронных каталогах дополняются необходимой информацией.

При большом объеме процесс называется промышленным

С такими объёмами могут справиться лишь профессионалы. Обратившись в нашу компанию, вы не будете ждать в течение долгих лет, когда будет создана система электронного документооборота. В зависимости от объёма обрабатываемых документов специалистам нашей компании понадобится максимум полгода или несколько месяцев.

Процесс ретроконверсии документов начинается с инициации

Специалисты нашей компании проводят тщательное обследование документов, выполняют количественный и качественный анализ, определяют цель и выбирают способы, позволяющие качественно выполнить все необходимые работы.

Результат

Результатом этого этапа становится разработка Технического задания, которое подписывают Исполнитель и Заказчик. Затем в процессе планирования определяется состав работ и последовательность их проведения. Составляется расписание осуществления ретроконверсии документов, определяются финансовые, технические и человеческие ресурсы.

Качество и скорость работ зависит от верного выбора техники

Поэтому перед началом работ проводятся тесты и рассматриваются все возможные риски, связанные с работой технических устройств. В процессе выполнения работ специалисты нашей компании не только действуют в соответствии с разработанным планом, но и контролируют качество сканирования, распознавания и дальнейшего ввода данных.

При ретроконверсии наши специалисты:

• проведут экспертизу документов и разработают техническое задание;
• подготовят бумажные документы к сканированию, отсортировав их, сделав расшифровку и освободив от ниток, скобок и скрепок;
• отсканируют документы, а также обработают изображения и переведут их в требуемый формат;
• проиндексируют документы и создадут базу данных, полностью подготовив её к загрузке в информационную систему вашей компании;
• соберут оригиналы документов в соответствии с первоначальной системой архива. 

Опыт и профессионализм сотрудников нашей компании позволят провести ретроконверсию документов качественно и быстро!