Штрих кодирование документов в архиве

Штрихкодирование документов необходимо при формировании как электронных, так и бумажных архивов. Такая технология появилась еще в конце 40-х годов XX века в США. Сначала она использовалась в сфере торговли, потом перешла в логистику, а сегодня добралась и до архивного дела.

При работе с документами применяются одномерные (1D) и двухмерные (2D) маркировочные коды. Разница между этими вариантами заключается в том, что последние можно сканировать по горизонтали, по вертикали и даже под произвольным углом.

Какие задачи решает штрихкодирование документов

Штриховые коды наносятся на отдельные документы и на папки с бумагами разного вида: первичные и вторичные, организационные и распорядительные, внутренние и внешние. Маркировка считывается с помощью специальных сканеров — лазерных, светодиодных, фотосканеров, и сразу передается в базу данных.

В результате штрихкодирования документов представитель любой компании или архивной службы решает комплекс задач:

• быстрый переход с ручного к автоматическому режиму управления документами;
• отслеживание документации на разных этапах формирования архива;
• контроль за существующими версиями документов, исключая человеческий фактор;
• оптимизация не только документооборота, но и бизнес-процессов.

Успешная работа с большими объемами бумаг или данными электронной базы предполагает использование штрих-кодов. Таким образом, обеспечивается высокая результативность процесса и снижается нагрузка на сотрудников.

Какие штриховые коды наносятся на документы

Штрихкодирование документов осуществляется с применением линейных или двухмерных графических изображений. Основные требования — устойчивость к истиранию, беспроблемное считывание, возможность кодирования нужного объема информации. Разновидности штрих-кодов подбираются индивидуально:

• EAN 13 — набор штрихов, пробелов разной ширины и 13 цифр;
• ITF 14 — кодирование числовых данных, состоящих из 14 цифр;
• SSCC — серийный код, позволяющий формировать комбинации документов;
• Code 128 — при кодировании используется алфавитно-цифровая комбинация;
• QR Code — черная квадратная сетка на белом фоне, кодирующая буквы и цифры.

Сотрудники нашей компании проведут штрихкодирование документов максимально быстро с учетом ваших требований и пожеланий. Для оформления заказа или консультации достаточно одного звонка: +7 (495) 410-03-93.