Систематизация документов

Каждая организация, независимо от её масштабов, рано или поздно сталкивается с увеличением кадровой или бухгалтерской документации. И с каждым разом становится всё сложнее отыскать необходимый документ.

Без систематизации документов никуда

Особенно затруднительно это без систематизации архива, когда бумаги не упорядочены. В конечном итоге возникает настоящий «офисный хаос», когда поиск каждой бумаги превращается в переворачивание организации вверх дном. В отсутствие систематизации бухгалтерских документов растут и временные затраты сотрудников, а ведь временной ресурс — один из самых важных, от него напрямую зависит доход предприятия.

Систематизация архива компании важна и по другой причине.

Согласно законодательству РФ, некоторые документы необходимо хранить в течение всего срока существования предприятия. А без систематизации кадровых документов беспорядок может привести к потере важных бумаг, восстановление которых — трудоёмкий, а то и вовсе невозможный процесс.
Таким образом, приходим к необходимости систематизации документов, которая позволяет навести порядок в бумагах, классифицировать их и упорядочить. Чтобы в любой момент нужная бумага оказывалась под рукой и у Вас всегда был готов ответ на вопрос партнёра, клиента, проверяющей службы.

Суть систематизации документов

Но давайте разберёмся, что по сути представляет собой систематизация документов. Прежде всего, структурирование информации — это основа большинства бизнес-процессов любой организации. Какую бы форму ни имел документ (бумажную или электронную), он должен храниться в соответствии с определённой системой.

Что такое систематизация кадровых документов?

Систематизация кадровых документов и другой информации — это её классификация по различным группам, удобная именно Вашей компании. Можно выбрать и несколько типов классификации.

Cистематизация бухгалтерских документов

Кроме того, систематизация бухгалтерских документов — это создание номенклатуры дел — единой базы, где указан тип документа, его исполнитель, сроки действия и хранения, а также ход движения документа в компании. Как правило, создание такой номенклатуры охватывает всю документацию, имеющуюся во внутреннем пользовании организации. Также упорядочиваются документы, которые поступают в компанию извне либо наоборот отправляются в другие организации. Таким образом, систематизация документов позволяет быстро отыскать необходимый документ, просмотреть его статус и движение.

Подумали о систематизации бухгалтерских документов собственными силами?

Позвольте расставить все точки над и. Даже если Вы приняли подобное решение, остановитесь на секунду и задумайтесь, стоит ли игра свеч.

• Во-первых, наведение порядка в документах — дело не одного дня, а потому систематизация архива потребует от Вас огромных вложений времени.

• Во-вторых, систематизация документов — это весьма трудоёмкий процесс. И в-третьих, классификация информации требует специальных знаний и навыков. И тут уже точно не обойтись без услуг профессионалов. Так что не тратьте своё время и силы — обратитесь за систематизацией кадровых документов к людям, знающим свое дело.

Работайте с профессионалами

Профессионально проведённая систематизация архива компании разложит всё «по полочкам». Поспособствует оптимизации делопроизводства. Быстрый, наглядный и простой доступ к информационным ресурсам поможет каждому сотруднику работать продуктивно. Доказано: упорядоченное пространство вокруг нас — залог плодотворной работы и творческого вдохновения.

Наш опыт работ по систематизации документов

Мы  имеем многолетний опыт систематизации документов и гордится положительными отзывами клиентов. Сегодня нам доверяют как государственные организации, так и частные фирмы.

Итог работ по систематизации документов

С нашей помощью Вы сможете привести в безупречный порядок абсолютно все документы, будь то архив, кадровая или бухгалтерская документация. Зная изнутри делопроизводство и законодательство, сотрудники нашей компании, обеспечат высокое качество и кратчайшие сроки выполнения работы.