Сканирование бухгалтерии как способ экономии

В процессе деятельности компании образуется много бухгалтерской документации, которой становится больше с каждым годом. Нередко сотрудникам бухгалтерии приходится обращаться к тем или иным документам для уточнения или поиска определённой информации. И это связано с долгими поисками среди множества бумаг. Работе с бумажными документами есть более удобная альтернатива — сканирование бухгалтерии и создание электронного документооборота. Этот процесс позволяет перевести накопившиеся за годы деятельности документы в электронный формат. В таком виде они хранятся на сервере компании или в организации, предоставляющей услуги архивного хранения.

Преимущества такого вида документооборота:

• ускорение работы с бухгалтерией;
• удобный поиск нужного документа за несколько минут;
• быстрый доступ к архиву и действующему документообороту с рабочего компьютера;
• возможность работы с одним документом одновременно нескольким людям;
• возможность избавиться от необходимости хранения бумаг.

Всё это значительно оптимизирует работу бухгалтерского отдела, ускоряет все процессы, связанные с обращением к документации за текущий или прошедшие периоды.

Как происходит сканирование бухгалтерии?

Для начала происходит отбор документов для сканирования. Это счета, счёт-фактуры, накладные, платёжные поручения и другая бухгалтерская документация. Далее документы сканируются на специализированном оборудовании. Используются потоковые сканеры для ускорения процедуры. И на последок проводится распознавание и обработка. Каждому документу присваиваются реквизиты: по дате, наименованию, контрагентам и другим параметрам. Это упрощает поиск в будущем. Все отсканированные документы объединяются в единую систему на базе специализированного ПО с интуитивно понятным функционалом. После ввода в эксплуатацию легко находить нужный документ по любым данным — названию, дате и другим.

Обращайтесь к профессионалам

В электронном архиве, помимо прочего, появляется возможность контролировать движение бумаг, а также своевременность предоставления первичной документации контрагентам. Грамотные специалисты компании «Седьмая Печать» избавят вас от необходимости работы с бумажной бухгалтерией и её хранения. Мы помогаем сэкономить время и деньги, создавая электронный документооборот для удобства вашей работы.