Сканирование документов по личному составу

Сканирование документов по личному составу позволяет создать удобный в хранении и использовании электронный архив, где помещена вся важная кадровая информация. Это значительно удобнее хранения в бумажном виде. Кадровые документы подлежат длительному хранению — на протяжении от 50 до 75 лет. Но перевести их в электронный вид рекомендуется не только для сдачи в архив, но и для удобства работы до того, как они вышли из документооборота. Так как кадровая документация — одна из важнейших в процессе деятельности компании, её обработка при переводе в электронный вид требует особой тщательности. Крайне важна полнота информации и её достоверность, поэтому нужно уделять предельное внимание каждой бумаге.

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• расчетно-платёжные ведомости или лицевые счета;
• приказы по личному составу сотрудников;
• личная карточка работника по форме Т-2.

Все эти документы сканируются при переводе в электронный вид. При создании электронного документооборота сканированию подвергаются не только дела уволенных сотрудников, подлежащие сдаче в архив, но и всех, кто работает в организации. Это необходимо для удобства работы с кадровой документацией.

В чём преимущества сканирования документов по личному составу

Эта услуга позволяет сформировать единую электронную базу с данными по всем сотрудникам компании — как уволившимся, так и работающим в настоящий период. Из всех преимуществ электронной базы можно выделить моментальный доступ к нужному документу с рабочего компьютера у лиц с соответствующим правом допуска, быстрый поиск нужной информации или документа, который занимает не более нескольких минут, возможность одновременно работать и просматривать один документ несколькими пользователями, и наконец возможность отслеживать и вносить изменение данных (при повышении заработной платы, сокращении, переводе на другую должность и прочее).

Обращайтесь к нам

После сканирования документов по личному составу и формирования их в единую электронную базу удобство и скорость работы с ними повышаются во много раз. Компания «Седьмая Печать» поможет оптимизировать работу с кадровыми документами, сэкономит ваше время и деньги на обработку документации. Мы сформируем удобную базу электронного документооборота и научим сотрудников пользоваться ею максимально эффективно.