Сканирование и распознавание документов: реальная польза

Бумажная документация подвержена самым разным воздействиям, в результате которой портится, выгорает, стареет, рвётся. К тому же всегда существует риск возгорания и затопления. Сканирование и распознавание документов поможет избежать утери важных бумаг и облегчить работу с ними.

Для чего нужно сканирование и распознавание документации?

Первоочередная задача этого процесса — перевод документов в электронный вид, который значительно упрощает работу с документами. После перевода бумаг в цифровой формат становятся доступны:

• быстрая пересылка нужного документа;
• оперативный поиск для получения информации;
  удобное внесение правок в существующие документы;
• совместная работа сотрудников одновременно с одним документом;
  загрузка данных в  информационные системы ,

После сканирования и грамотного распознавания документов, также  есть возможность создать единую систему электронного документооборота, где будет храниться всё — от корреспонденции до проектных документов. А чтобы найти нужный, потребуется всего пара минут.

Что представляет собой услуга сканирования и распознавания документов?

Сам процесс работ состоит из следующих этапов:

• сканирование документов на соответствующем оборудовании (если присутствуют чертежи, планы или другие крупные бумаги, используются широкоформатные сканеры);
• распознавание — важный процесс, при котором используется программное обеспечение и ручная работа;
• присвоение документам реквизитов, по которым их можно будет найти в базе: по дате, названию, контрагентам или иным параметрам.
• Важный процесс в этой работе — верификация данных. Она направлена на сравнение исходника и получившихся после сканирования и распознавания данных.

При необходимости вносятся коррективы. Это важно для того, чтобы не было никаких неточностей при формировании электронных копий документов. Мы оказываем профессиональные услуги сканирования и распознавания документов для организаций всех видов деятельности. Готовая база может храниться как на наших серверах, так и внутри вашей компании.