Услуги по оцифровке и обработке документов юридическим и физическим лицам с 1997 года
+7 (495) 410-03-93
Заявка Online Наши услуги

Сканирование счетов

Счета на оплату не относятся к бухгалтерской или налоговой «первичке», а значит — хранить их необязательно. Тем не менее, многие организации все-таки это делают, чтобы контролировать поступление оплаты от контрагентов и работу сотрудников отдела продаж. Кроме того, счета хранят при отсутствии бланка договора – тогда акцептованный и оплаченный счет служит заменой письменному контракту.

Минус данного решения

С такой практикой возникает лишь одна проблема – бумажная документация со временем накапливается. Массивы рабочих бумаг занимают все больше места, а поиск среди них нужного документа превращается в настоящее испытание. В такой ситуации сам собой напрашивается выход – взять на вооружение современные технологии и перевести счета в электронный вид. Заодно можно оцифровать счета-фактуры, накладные и другие бумаги, необходимые в повседневной работе. А чтобы не отрывать ваших сотрудников от выполнения повседневных обязанностей и не покупать дорогостоящее оборудование, делегируйте эту задачу профессионалам.

Как происходит создание электронной базы данных?

Сканирование счетов требует предварительной подготовки. Подшитые в папки либо скрепленные иными способами бумаги перед сканированием разброшюровываются, освобождаются от скоб и скрепок. Затем мы систематизируем счета, упорядочивая их по дате выставления, порядковым номерам или иным заданным критериям. Только после этого бумажные оригиналы переводятся в электронный вид с помощью универсального или потокового сканера. Полученная электронная копия оригинального документа подвергается распознаванию – в ходе этого процесса графические изображения символов переводятся в компьютерные текстовые символы. Затем мы проверяем документ и при необходимости вручную исправляем ошибки. Последний этап – форматирование с проверкой и корректировкой размера шрифта, графических элементов и общей структуры документа.

Что дает сканирование счетов?

Благодаря вводу бумажных счетов в электронную базу данных ваши сотрудники смогут экономить время на поиск нужных документов. В большинстве случаев необходимые счета легко и быстро отыскиваются в автоматическом режиме. Другой весомый плюс — офисные площади освободятся от накопившихся бумаг. При этом резервное копирование данных обеспечивает надежную защиту документации от повреждения или утери, а механизмы управления доступом предотвращают риски несанкционированного просмотра.

Подробнее о наших услугах и архивном деле, Вы можете уточнить у наших менеджеров по телефону:
в Москве: +7 (495) 410-03-93

Наши услуги

Решения для отраслей