Сколько стоит сдача документов в архив

Сдавать документы и дела организации могут либо в государственный архив — например, при ликвидации и банкротстве, либо в специальные архивы коммерческих организаций, которые оказывают услуги депозитарного хранения. В первом случае (сдача документов в государственный или муниципальный архив) услуга бесплатная и для организаций, и для физических лиц, когда они являются источниками комплектования архива. Во втором все зависит от количества документов, условий хранения и, конечно же, требуемых дополнительных услуг.

Стоимость сдачи в муниципальный или государственный архив

Если организация не является источником комплектования муниципального или государственного архива, за сдачу берется чисто символическая плата с тарификацией по количеству дел. Тариф устанавливается государственным или муниципальным архивом самостоятельно, но это плата не за хранение, а за прием документов. Причем принимаются только приведенные в порядок архивы, оформленные в соответствии с правилами делопроизводства и рекомендациями по ведению архивов. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив бесплатно, однако довольно часто в приеме документов отказывают из-за неправильного их оформления. В этом случае ликвидационной комиссии придется заплатить за упорядочивание архива.

Стоимость зависит от нескольких факторов:

• какой архив принимает документы — государственный, муниципальный или коммерческий;
• какие документы передаются — постоянного хранения или временного, формируют ли они архивный фонд или нет;
• сроков хранения и количества дел, а также комплекса дополнительных услуг архива.

Стоимость сдачи в архив на депозитарное хранение

Если организация не хочет размещать собственный архив в офисе, она может заказать услугу временного депозитарного хранения документов. Стоимость услуги зависит только от ценовой политики архивной компании, а также от потребности в дополнительных услугах. Например, в архивной обработке, предоставлении доступа к документам на хранении, а также в актуализации архива по мере накопления новых документов. Временное хранение — это решение и для случаев, когда организация ликвидирована, но сроки хранения некоторых дел еще не прошли. До окончания срока хранения документы удобно размещать в таком архиве, а после — уничтожить.