Создание и обработка досье контрагента

Досье контрагента — это пример дела, которое формируется из самых разных документов, с различными сроками хранения, источниками (отделами, структурными подразделениями). Документы эти связаны только контрагентом — физическим или юридическим лицом, с которым взаимодействует организация. Создание досье контрагента позволяет собрать под одной обложкой или в одном файле всю информацию о поставщике, покупателе, кредиторе или заёмщике, компании, оказывающей сопутствующие услуги. Компания «Седьмая печать» оказывает услуги по составлению и обработке досье, помогает организациям создавать эффективный архивный инструмент для работы.

Для чего нужно создание досье контрагента

Как и любая другая операция, которая систематизирует документы в архиве, сбор досье на контрагента делает работу с документами удобней. Но это не единственная причина. Досье дает возможность быстро анализировать состояние дел у контрагента, оценивать риски работы с ним и повысить финансовую безопасность организации. В Налоговом кодексе РФ, например, указывается на необходимость проверки контрагентов, а также отказа в налоговых вычетах, если часть сделки со стороны контрагента не выполнена.

Услуги обработки досье контрагента

Услуга по систематизации и формирования документов, относящихся к одному контрагенту, включает в себя:

• Сбор информации о физическом или юридическом лице.
• Поиск документов, связанных с договорами, по которым организация работает с контрагентом.
• Составление описи документов.
• Собственно формирование дела, в которое будут добавляться новые документы.

Состав досье: документы и структура

Досье включает в себя самые разнородные документы. Условно его можно разделить на две части:

Реквизиты — исходные данные о контрагенте, которые собираются на этапе подготовки к составлению досье.
Пополняемый массив документов.
Реквизиты, помимо уставных документов (разумеется — копий), включают в себя:

Копии лицензий и других документов, разрешающих ведение того или иного вида деятельности.
Сведения в виде выписок о ситуации с налогами у контрагента.
Список учредителей и руководителей (их всегда можно проверить через соответствующие онлайн-сервисы).
Рекламно-справочная информация, созданная по заказу и для контрагента (включая буклеты, проспекты, листовки, прайс-листы).
Это массив исходных документов, которые можно и нужно время от времени проверять. Сведенный в одно досье, он становится доступным в любое время.

Пополняемая часть состоит из выписок, счетов, писем и всего, что появляется в организации по мере взаимодействия с контрагентом.

Обработка досье контрагента

Обработка включает в себя подшивание в досье новых документов, актуализацию реквизитов и отслеживание статуса контрагента. Если нужно, досье может быть отправлено в архив организации или объединено с другими подборками дел.