Сроки уничтожения документов: как не ошибиться и не уничтожить не то

Уничтожение документов — одна из составляющих работы архива в любой организации. Документы, период действия которых истек, подлежат уничтожению. Однако важно правильно установить сроки хранения документации для того, чтобы не уничтожить то, что еще имеет ценность.

Ценность документов

После передачи документов в архив они еще могут нести определенную ценность. Поэтому должны храниться в течение определенного времени до их уничтожения. Сроки уничтожения документов определяются индивидуально для каждого их типа и устанавливаются в зависимости от их ценности. Правильно установить срок уничтожения документов непросто: в данном вопросе присутствует множество подводных камней, которые делают его еще более запутанным. Без грамотного подхода, знания соответствующих положений законодательства невозможно правильно установить сроки.

Как правильно определить сроки уничтожения документов?

Перед уничтожением документов следует проводить экспертизу сроков их хранения. Ее проводит экспертная комиссия, которая должна создаваться из компетентных работников, владеющих действующим законодательством по данному вопросу. Если в вашей организации таковых нет, следует обратиться за квалифицированной помощью. В частности, специалисты нашей компании профессионально выполняют определение сроков уничтожения документов всех типов.

При проведении экспертизы определяется ценность каждого документа: научная или практическая. Если документ еще имеет какую-либо ценность для государства, общества или науки, он не подлежит уничтожению: устанавливается определенный период его хранения, в течение которого он может принести информационную или иную пользу. Определение этого срока опирается на положения законодательства о документах и документообороте.

Сроки уничтожения документов различны для всех их категорий. Это могут быть:

• временное хранение менее 10 лет;
• временное хранение свыше 10 лет;
• постоянное хранение.

Постоянному хранению подлежат документы, которые могут иметь ценность, вне зависимости от давности их создания. Они не могут быть уничтожены. Однако вследствие неграмотной работы экспертной комиссии некоторые документы, подлежащие постоянному хранению, уничтожаются, с чем нам уже доводилось сталкиваться. Во избежание подобных случаев важно предельно внимательно отнестись ко всем составляющим определения срока уничтожения документов и их хранения.

Как избежать ошибок?

Если в вашей организации нет квалифицированных специалистов, которые могли бы безошибочно определить сроки уничтожения документов, если вы не уверены в компетентности ваших сотрудников и хотите обезопасить свою компанию от ошибок, стоит доверить это дело профессионалам.

Опыт

Сотрудники нашей компании — грамотные специалисты, знающие все нюансы законодательства по данному вопросу, а также умеющие обходить и принимать во внимание все подводные камни, существующие в этом процессе. Даже небольшая мелочь, упущенная из виду, может стать ошибкой, способной привести к уничтожению важной документации, что чревато самыми неприятными последствиями.

Гораздо проще застраховаться от ошибок и довериться профессионалам. Мы даем гарантию на безошибочное определение сроков уничтожения документов любых видов. С нами работа вашего архива будет налажена правильно, с верным сроком уничтожения документов.