Сшивка документов для архива

Чтобы систематизировать и безопасно хранить документы в архиве, есть несколько решений, среди которых самым недорогим и быстрым считается сшивка документов. Делать ее можно с разной периодичностью, в зависимости от того, как быстро скапливаются в организации документы и как часто с ними приходится работать. При небольших расходах сшивка документов для архива позволяет:

• Уберечь бумаги от повреждений.
• Снизить риск потери документов — как случайной, так и намеренной (кражи).
• Упростить поиск информации.
• Сократить время на подготовку к передаче дел в государственный или муниципальный архив.

Услуги сшивки документов для архива

И как часть подготовки документов к сдаче в государственный или муниципальный архив, и в качестве одного из инструментов приведения в порядок архива организации, сшивка — актуальная услуга. Особенно если средств на работу с документами в организации не хватает.

Заказывая сшивку документов для архива, организация получает возможность:

• Быстро и недорого привести в порядок разрозненные документы.
• Сформировать собственный архивный фонд так, как удобно: по источникам документов, операциям, контрагентам.
• Продлить срок службы документов — износ даже не самой хорошей бумаги, прикрытой обложкой, минимален.

Последнее очень важно: ведь законом «Об архивном деле …» организации вменяется в обязанность заботиться о сохранении документов.

Как происходит сшивка: состав и порядок работ

Общая схема работы выглядит следующим образом:

• Подготовка к сшивке документов для архива — сортировка по делам на основании выбранного способа классификации, сортировка по размеру и срокам хранения.
• Изучения массива документов для экспертизы ценности.
• Собственно сшивка и формирование дел.

Во время проведения работ специалисты руководствуются несколькими нормативно-методическими документами. Это и Приказ Министерства культуры России № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», и Методические рекомендации Росархива, и ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Мы оказываем услуги сшивки документов для архивов для систематизации, подготовки передачи документов к сдаче на хранение, приведения в порядок системы документооборота в организациях. Наши специалисты соблюдают инструкции Росархива и Минкульта, работают быстро, используют автоматизированные способы прошивки и нумерации документов.