Упорядочение документов в организации

Упорядочение документов в организации необходимо в 100 % случаев. Это позволяет навести порядок в документах компании и соответствовать требованиям законодательства и архивных компаний по оформлению дел.При упорядочении дел применяется наиболее подходящий принцип систематизации: хронологический, номинальный (собираются документы одного вида); предметный (документы с разными датами, относящиеся к решению одного вопроса или дела). При обработке писем и деловой переписки используется корреспондентский принцип. Вся процедура выполняется в соответствии с правилами законодательства. Упорядоченные документы готовы к сдаче в архив — в таком состоянии их примут как государственные архивы, так и частные организации, предоставляющие архивные услуги.

Все работы выполняются в несколько этапов:

• отбор документов для обработки;
• проведение экспертизы ценности для установки сроков хранения;
• непосредственно упорядочение документов постоянного хранения: систематизация, нумерация листов, подшивка дел;
• опись подшитых и упорядоченных дел;
• оформление обложек.

Какие документы обрабатываются в процессе упорядочения?

Этот процесс охватывает всю документацию, которая образовывается в процессе деятельности компании. Предварительно выполняется отбор документов за определённый период. Бумаги постоянного хранения, определяются после проведения экспертизы ценности. Сюда входят, в том числе, Уставы, должностные инструкции, акты приёмки и сдачи при смене руководства и прочие. Документы постоянного хранения без сдачи в архив носят информационный характер, находятся в постоянном пользовании в организации, и отражают специфику её деятельности. Такие бумаги сдаются в архив только при ликвидации компании. Упорядочение документов по личному составу выполняется по отношению к приказам и распоряжениям, личным карточкам и делам сотрудников, расчётным ведомостям, трудовым книжкам и договорам, а также прочим бумагам, относящимся к этой категории документации.

Особенности работы с документами

При работе с документами по личному составу есть ряд особенностей, которые важно учитывать. В частности, личные дела заводятся отдельно на каждого сотрудника, тогда как личные карточки по форме Т-2 составляются на весь штат. Упорядочение документов постоянного хранения подразумевает также отбор документов, не отражённых в номенклатуре дел, но несущих некую информацию о функциях, деятельности компании, способных существенно дополнить информацию обобщённого характера. В частности, такой документацией нередко становится переписка, данные которой могут конкретизировать сведения о работе организации. Архивные работы по упорядочению документов выполняются в нашей организации с 1997 года. Мы располагаем всеми возможностями и знаниями для грамотной систематизации документов, предназначенных для хранения в организации или сдачи в архив.