В чем смысл электронного каталога документов в организации

Электронный каталог документов – это эффективный способ защиты важных бумаг. Систематизировать бумажную документацию, эффективно организовать процесс делопроизводства, снизить материальные затраты на содержание штата, быстро восстановить бумаги в случае случайного уничтожения или утери поможет электронный каталог документов. Этот аппаратный способ хранения и обработки важной документации по достоинству оценили владельцы бизнеса и руководители государственных учреждений.

Варианты использование

 Электронные каталоги успешно используются во многих организациях. Однако до сих пор в некоторых компаниях информация хранится исключительно на бумажных носителях. Для упрощения работы с такой документацией и для упорядочивания бумаг стоит создать электронный каталог, доступ к которому организовывается или через Интернет, или по локальной сети.

Преимущество работы с электронными  копиями документов 

• Экономия времени. Систематизировав и оцифровав бумаги, можно работать с документацией в любое время суток. Одновременно несколько человек смогут изучать электронный документ, находясь при этом в разных странах мира. Неуязвимость документации Можно будет настроить ограниченный доступ в электронное хранилище. 
• Безопасность. Изучая электронные документы, работники организации не смогут их случайно испортить или преднамеренно уничтожить. Поэтому, оцифровав важные бумаги и создав электронный каталог, можно больше не беспокоиться о безопасности оригиналов.   
• Быстрый поиск.Работать с электронным каталогом станет гораздо легче, чем с бумажными оригиналами. На поиск нужной информации потребуется несколько секунд. Внесение новых входящих документов также не займет большого количества времени. 

 Как создается электронный каталог документов?

В зависимости от количества документов и бюджета проекта формируется и задача по созданию каталога документов. При не большом количестве можно использовать самые простые таблицы. В некоторых случаях или сложной структуре мы рекомендуем использовать специализированное программное обеспечение.