Варианты первичной обработки поступивших документов
Первичная обработка поступивших документов во многом зависит от вида документации и способов поступления. В компанию документы доставляются при помощи курьерской доставки или по электронной почте. В организациях с большим документооборотом организовывается специальная служба для обработки первичных документов. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь
Какие существуют варианты первичной обработки документов
- Прием заказных писем. При поступлении заказной корреспонденции получатель расписывается. На этом этапе отбираются письма, которые адресуются лично.
- Пересылка документов. Первичная обработка поступивших документов начинается с проверки адреса. Если выявляется, что адрес, указанный в корреспонденции, не соответствует контактным данным компании, то корреспонденция в сжатые сроки пересылается обратно отправителю.
- Вскрытие, обработка и систематизация писем. У оставшихся писем конверты вскрываются. Извлекается содержимое и оценивается его состояние. Для писем с пометкой «срочно» фиксируется время получения корреспонденции. Эти письма в сжатые сроки доставляются отправителю. О поврежденной документации по определенной форме составляются акты. Поврежденный документ вместе с одним экземпляром акта о повреждении пересылается отправителю. Оставшаяся документация систематизируется, конверты прикрепляются к документам, а письма доставляются адресату.
- Регистрация первичной документации. Все письма тщательно регистрируются: в нижнем правом углу фиксируется дата поступления и входящий номер, в случае получения срочной корреспонденции указывается точное время ее доставки. Сведения вносятся и в регистрационную форму.
- Перевод документов из бумажного в электронный вид. При переводе бумаги в электронный формат приходится выполнять 2 типа работ: получать образ документа в виде графического изображения, который затем переводить в текстовый формат. Графический образ переводится вручную или при помощи специальных программ.
Обращайтесь к профессионалам
Чтобы первичная обработка поступивших документов не отнимала времени, эту работу можно доверить опытным архивистам компании «Седьмая печать». 19 лет эта компания обрабатывает бумажную и электронную документацию. Качество ее работы безупречно, сроки сжатые, а стоимость работ приемлемая. Обратитесь в к нам прямо сейчас и доверьте первичную обработку поступивших документов грамотным делопроизводителям.
