Варианты первичной обработки поступивших документов

Первичная обработка поступивших документов во многом зависит от вида документации и способов поступления. В компанию документы доставляются при помощи курьерской доставки или по электронной почте. В организациях с большим документооборотом организовывается специальная служба для обработки первичных документов. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь

Какие существуют варианты первичной обработки документов

1. Прием заказных писем. При поступлении заказной корреспонденции получатель расписывается. На этом этапе отбираются письма, которые адресуются лично.
2. Пересылка документов. Первичная обработка поступивших документов начинается с проверки адреса. Если выявляется, что адрес, указанный в корреспонденции, не соответствует контактным данным компании, то корреспонденция в сжатые сроки пересылается обратно отправителю.
3. Вскрытие, обработка и систематизация писем. У оставшихся писем конверты вскрываются. Извлекается содержимое и оценивается его состояние. Для писем с пометкой «срочно» фиксируется время получения корреспонденции. Эти письма в сжатые сроки доставляются отправителю. О поврежденной документации по определенной форме составляются акты. Поврежденный документ вместе с одним экземпляром акта о повреждении пересылается отправителю. Оставшаяся документация систематизируется, конверты прикрепляются к документам, а письма доставляются адресату.
4. Регистрация первичной документации. Все письма тщательно регистрируются: в нижнем правом углу фиксируется дата поступления и входящий номер, в случае получения срочной корреспонденции указывается точное время ее доставки. Сведения вносятся и в регистрационную форму.
5. Перевод документов из бумажного в электронный вид. При переводе бумаги в электронный формат приходится выполнять 2 типа работ: получать образ документа в виде графического изображения, который затем переводить в текстовый формат. Графический образ переводится вручную или при помощи специальных программ.

Обращайтесь к профессионалам

Чтобы первичная обработка поступивших документов не отнимала времени, эту работу можно доверить опытным архивистам компании «Седьмая печать». 19 лет эта компания обрабатывает бумажную и электронную документацию. Качество ее работы безупречно, сроки сжатые, а стоимость работ приемлемая. Обратитесь в к нам прямо сейчас и доверьте первичную обработку поступивших документов грамотным делопроизводителям.