Выемка документов налоговой инспекцией

Выездные проверки налоговой инспекцией проводятся без предупреждения. Одно из мероприятий в ходе проверки — выемка документов. Несмотря на то, что случаи, когда осуществляет налоговая выемку документов, регламентированы законом (при проведении проверки и после нее, до того, как решение по ее итогам еще не принято), сам факт выемки вызывает опасения. Одна из причин опасений — возможность попросту потерять документы и целые дела, которые изымут сотрудники инспекции. Кроме того, задержка с выдачей затребованных документов может привести к тому, что изъятие будет проведено некорректно. Единственный способ сохранить документы и не вызвать подозрений у инспекторов — поддерживать в порядке архив организации. В частности — вести описи документов и дел, обязательно включать в дела листы-заверители.

Описи и листы-заверители

Налоговая выемка документов предполагает временное изъятие только тех бумаг, которые относятся к проверяемому периоду. Правильно оформленная опись помогает быстро предоставить инспекторам документы, которые они требуют и не отдавать дела коробами, которые потом будет сложно вернуть. Опись нужно составлять как для каждого дела отдельно, так и для всех дел — в первом случае в ней перечисляются основные данные всех документов в деле, во втором — атрибуты дел в архиве.

Описи нужны для:

• быстрой сверки со списком изъятых документов в акте изъятия;
• записи информации о том, что тот или иной документ был изъят, заменен копией или не возвращен инспекцией;
• для составления требования вернуть документы или дела.

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель — это, как и внутренняя опись дела, учетный документ. В нем фиксируют информацию о структуре дела, особенностях его комплектования, указывают количество документов (листов), порядок их нумерации и принципы, по которым они нумеруются. Кроме того, в заверителе обязательно указывается состояние листов. При налоговой выемке документов из дела заверитель можно использовать для быстрой сверки с предписанием на изъятие, а затем и с актом, в котором должны быть зафиксированы изъятые документы. Описи и листы-заверители нужно составлять для всех дел, а не только для тех, которые относятся к деятельности бухгалтерии. Например, нередки случаи выемки документов из личных дел. Не потерять документы, которые организация обязана хранить практически вечно (50 лет, если делопроизводство завершено после января 2003 года) из-за нерадивости инспекторов, помогут как раз описи.