Закрытие архива при ликвидации, банкротстве и приостановке деятельности компании

Закрытие архива актуально при ликвидации юридического лица, его банкротстве или приостановке деятельности. Перед уничтожением бумаг или данных на цифровых носителях обязательно проводится проверка, которая исключает возникновение проблем в будущем и наложения штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Первое, что нужно сделать при ликвидации архива, — обратить внимание на сроки хранения бумаг. В обязательном порядке должны храниться документы по бухгалтерскому балансу, первичные документы, учетные регистры и отчеты.

Документы по которым часто встает вопрос о сроках хранения

• месячные и квартальные отчеты- 5 лет;
• сличительные ведомости, протоколы заседаний комиссий, ведомости по инвентаризации — 10 лет;
• расчетные ведомости по выдаче заработной платы могут потребоваться в течение 50-75 лет;
• паспорта используемого оборудования, сооружений и зданий остаются в архиве до тех пор, пока они не списываются с баланса организации.

При необходимости закрытие архива можно заменить его переводом в электронный вид. При большом объеме документов это отличный вариант, который позволит освободить офисное помещение от многочисленных бумаг.

Основные этапы закрытия и ликвидации архива

Первый этап закрытия архива — согласование сроков, которые прописаны в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ». Экспертная комиссия точно определит культурную и научную ценность документов, выдаст соответствующее заключение. Второй этап ликвидации архива подразумевает сортировку бумаг и определение тех, которые в данный момент можно уничтожать. На третьем этапе осуществляются фасовка и транспортировка целого архива или его части к месту утилизации. Здесь важно выбрать такую архивную компанию, которая обеспечит 100% безопасность и конфиденциальность. Финальный этап закрытия архива — непосредственно промышленное уничтожение документов с применением эффективных технологий и оборудования. Оптимальным методом уничтожения бумаг считается шредирование — измельчение бумажных документов, которые вышли из документооборота. Наша компания оказывает услуги по закрытию архива с соблюдением не только законодательной базы РФ, но и требований клиента. Проконсультироваться по этому вопросу можно по телефону +7 (495) 410-03-93.